Information om behandling av kunders personuppgifter

Systembolaget Aktiebolag, org.nr 556059-9473 (”vi”, ”oss” och ”vår”), med adress Kungsträdgårdsgatan 14, 103 84 STOCKHOLM, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.

Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?

Vi behandlar dina personuppgifter som du lämnar till oss i samband med att du köper våra produkter eller använder våra tjänster.

Varför och med vilken laglig grund behandlar vi dina personuppgifter?

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra vårt avtal eller vidta åtgärder som du begär innan ett avtal ingås:

Dina personuppgifter som du lämnar till oss – i samband med att du beställer varor till butik eller ombud, skapar ett användarkonto på vår webbplats eller via vår app, beställer varor genom ditt användarkonto, beställer hemleverans, gör en förfrågan om privatimport eller bokar en dryckesprovning – behandlas för ändamålen att vi ska kunna leverera och tillhandahålla våra produkter och tjänster till dig som kund och för att fullgöra och administrera vårt avtal med dig.

Exempelvis behandlar vi dina personuppgifter som du lämnar till oss i samband med att du skapar ett användarkonto för att administrera din användning av webbplatsen, kundförhållandet, historik (på Mina Sidor), och för att kunna informera dig om förhållanden som påverkar din användning av webbplatsen och fullgöra avtal med dig, följa upp leveranser eller annars vidta åtgärder som du har begärt.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra en rättslig förpliktelse:

Ditt personnummer (eller födelsedatum) som du lämnar till oss i samband med att du skapar ett användarkonto behandlas för ändamålet att säkerställa att den som gör en kundbeställning eller ställer en förfrågan om privatimport är över 20 år i enlighet med alkohollagen (2010:1622).

Dina personuppgifter som du lämnar till oss i samband reklamation, återköp, sakskada och utbetalning av kompensation behandlas för ändamålet att uppfylla våra skyldigheter enligt bokföringslagen (1999:1078).

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning mellan dina och våra berättigade intressen*:

Din e-postadress som du lämnar till oss i samband med att du skapar ett användarkonto på vår webbplats eller via vår app kan komma att användas av oss för ändamålet att skicka ut formulär och enkätundersökningar. Din e-postadress och andra lämnade uppgifter används inte för någon form av marknadsföringssyfte.

För ändamålet att genomföra interna analyser och undersökningar skapar vi ett unikt KundID som används tillsammans med ditt postnummer vilket du lämnar till oss i samband med kundbeställningar. Detta görs i syfte att följa upp och utveckla verksamheten (sortiment, kommunikation, hälsa och arbetsbelastning) och då särskilt för att förbättra våra erbjudanden.

Dina personuppgifter som du lämnar till oss i samband med att du kontaktar vår kundtjänst, använder dig av vår funktion ”Tyck till” på vår webbplats eller i vår app, chatt eller via sociala medier behandlas för ändamålet att utveckla Systembolagets service och öka vår kundnöjdhet. Vi kan också komma att spela in ditt samtal i samband med att du ringer in till vår kundtjänst för samma ändamål. I sådant fall kommer du att få information om detta innan ditt samtal spelas in.

Om du använder dig av vårt trådlösa nätverk (wifi) i samband med att du besöker våra butiker lagras din IP-adress och uppgift om datornamn för ändamålet att kunna tillhandahålla vårt wifi till dig. Detta för att du enkelt ska kunna besöka vår webbplats eller använda dig av vår app.

Våra butiker är kameraövervakade och inspelat kameramaterial behandlas för ändamålet att skapa och upprätthålla en säker arbetsplats för personal, och i övrigt skydda personer och egendom i verksamheten.

*Vårt berättigade intresse av att behandla dina personuppgifter är för att, i enlighet med tillkännagivande (2012:623) av avtal mellan Systembolaget Aktiebolag och staten, kunna bedriva en rationell verksamhet och ge våra kunder en god service. Vidare för att kunna säkerställa att Systembolaget är en god och säker arbetsplats.

Om det är ett krav att lämna dina personuppgifter till oss

Det är inte ett lagstadgat eller avtalsenligt krav att lämna dina personuppgifter till oss. Du är inte heller skyldig att lämna dina personuppgifter. Däremot, om du inte lämnar dina personuppgifter kan det dock komma att inverka på vår möjlighet att ingå avtal, leverera och tillhandahålla våra produkter och tjänster till dig, samt därefter att administrera avtalsförhållandet och uppfylla våra åtaganden i förhållande till dig.

Vilka kan få tillgång till dina personuppgifter?

Dina personuppgifter behandlas som utgångspunkt endast av oss. Dina personuppgifter kan komma att delas med aktörer som behandlar personuppgifter för vår räkning i egenskap av personuppgiftsbiträden.

  • Våra system- och driftleverantörer och samarbetspartners har åtkomst till den kvittoinformation som registreras i samband med: inköp av våra produkter, personuppgifter som du lämnar till oss i samband med att du beställer varor till butik eller ombud, skapar ett användarkonto på vår webbplats eller via vår app,  beställer varor genom ditt användarkonto, beställer hemleverans, gör en förfrågan om privatimport eller bokar en dryckesprovning samt personuppgifter som registreras vid sakskada.

  • Om du betalar med kort krypteras kortinformationen i terminalen för läsning av betalkort och skickas direkt till den inlösande banken (Swedbank Card Services AB) för autentisering, godkännande och settlement av korttransaktionen och skickas därifrån till den kortutgivande banken.

  • Vi använder oss av företaget Bisnode AB för att kontrollera ditt personnummer (eller födelsedatum) som du lämnar till oss i samband med att du skapar ditt användarkonto.

  • Vi kan komma att lämna ut din e-postadress som du lämnar till oss i samband med att du skapar ditt användarkonto till våra samarbetspartners som hjälper oss att genomföra våra undersökningar.

 

Överföring av personuppgifter till tredje land

Vi och våra leverantörer och samarbetspartners behandlar som huvudregel endast dina personuppgifter inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES föreligger antingen ett beslut från kommissionen om att tredjelandet ifråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller lämpliga skyddsåtgärder, i form av standardavtalsklausuler, bindande företagsinterna regler eller Privacy Shield, som säkerställer att dina rättigheter skyddas. Om du vill få en kopia av de skyddsåtgärder som vi vidtagit eller information om var dessa gjorts tillgängliga kan du få detta genom att kontakta vårt dataskyddsombud.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar aldrig dina personuppgifter under en längre tid än vad som är tillåtet enligt tillämplig lag, förordning, praxis eller myndighetsbeslut. Personuppgifter som vi behandlar i syfte att fullgöra vårt avtal med dig behandlas som utgångspunkt under den tid det är nödvändigt för att vi ska kunna administrera avtalsförhållandet, utöva våra rättigheter och fullgöra våra åtaganden i förhållande till dig.

Kassasystem

Ditt inköp, såväl kontantköp som kortköp, registreras i vårt kassasystem. Om du betalar med kort registreras ett maskerat kortnummer (endast de sex första och fyra sista siffrorna i kortnumret registreras). Vi sparar endast kvittoinformation såsom tidpunkt för köp, butik, belopp och vilka varor du köpt. Vi saknar möjlighet att utifrån kvittoinformation och maskerat kortnummer identifiera dig och ditt köp. Kvittoinformation sparas i sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades i enlighet med bokföringslagen.

Kundbeställningar, beställning av hemleverans och förfrågan om privatimport

Dina personuppgifter – som du lämnar till oss i samband med att du beställer varor till butik eller ombud, beställer varor genom ditt användarkonto på vår webbplats eller via vår app, beställer hemleverans eller gör en förfrågan om privatimport – avidentifieras i vårt affärssystem från alla personuppgifter efter 30 dagar från att varorna har hämtats ut av dig i butik eller levererats hem till dig.

Den avidentifierade kundbeställningen, beställningen av hemleverans eller förfrågan om privatimport arkiveras sedan i 13 månader.

Interna analyser och undersökningar

Ett unikt KundID används tillsammans med ditt postnummer vid analys. Övriga personuppgifter som du lämnat i samband med din beställning krypteras och raderas efter fem (5) år.

Ditt användarkonto på vår webbplats eller via vår app

När dina personuppgifter som du lämnat i samband med att du skapat ditt användarkonto har kontrollerats raderas ditt personnummer (eller födelsedatum) ur vårt och Bisnode AB:s datasystem.

Om du inte varit inloggad under en tolvmånadersperiod får du information från oss om att ditt användarkonto automatiskt raderas om du inte loggar in inom en månad. Du kan även särskilt begära att ditt användarkonto ska raderas genom att kontakta vår kundtjänst.

Historik för Mina beställningar (del av Mina Sidor) raderas när du begär det, dock senast 15 månader efter beställningen. Historik för Mina bokningar (del av Mina Sidor) raderas senast tre (3) månader efter bokningsdagen.

Vår funktion ”Tyck till” på vår webbplats och i vår app

Din e-postadress och de uppgifter du lämnar i samband med att du berättar vad du tycker om Systembolaget raderas efter 13 månader.

Dryckesprovning

Dina personuppgifter raderas efter 30 dagar från genomförd dryckesprovning. Vid avbokning av betald dryckesprovning raderar vi dina personuppgifter efter den återbetalats eller som längst efter tolv (12) månader.

Trådlöst närverk (wifi)

Din IP-adress och uppgift om datornamn raderas efter tolv (12) månader.

Kameraövervakning i butik

Inspelat kameramaterial från våra butiker raderas senast efter 60 dagar.

Kundtjänst

Kundtjänstärenden raderas efter tre (3) år från avslutat ärende. Samtal som spelas in i samband med att du ringer in till vår kundtjänst raderas efter tre (3) månader.

Återköp, reklamation, sakskada och utbetalning av kompensation

Dagrapporter med bifogade återköpskvitton, reklamationskvitton, makulerade kvitton, felslagskvitton, sakskadeblankett och blankett för kompensation till kund samt uppgift om sakskada i vårt kassasystem raderas sju (7) år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades i enlighet med bokföringslagen.

Signaturkvitton som är 18 månader eller äldre makuleras månadsvis i dokumentförstörare.

Dina rättigheter

I enlighet med gällande dataskyddslagstiftning har du rätt att få tillgång till information om vilka personuppgifter som vi behandlar om dig (registerutdrag) samt rätt att begära rättelse av dina personuppgifter.

Under vissa förutsättningar har du även rätt att begära radering eller begränsning av dina personuppgifter eller invända mot vår behandling. Du har även under vissa förutsättningar rätt att få ut de personuppgifter som rör dig som du lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och har rätt att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet).

Om du skulle ha några klagomål avseende vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till svenska Datainspektionen eller annan behörig tillsynsmyndighet som utövar tillsyn över företags hantering av personuppgifter.

Kontakta oss

Om du vill utöva dina rättigheter enligt ovan eller annars vill komma i kontakt med oss med anledning av vår behandling av dina personuppgifter kan du göra detta genom att kontakta vårt dataskyddsombud per telefon via vår växel 08 - 503 300 00 eller e-post via dataskyddsombud@systembolaget.se.

______________________

Denna information om behandling av personuppgifter fastställs av Systembolaget AB den 25 maj 2018.