Policy för inköp av tjänster och indirekt material

I Systembolagets strategiska plan 2014-2017 finns fyra huvudinriktningar. En av dessa huvudinriktningar, som berör arbetssätt, ledarskap och samarbete externt och internt, kan direkt kopplas till en inköpsstrategi för inköp av tjänster och indirekt material.

Övergripande målsättning

Vi ska vara hållbara och kostnadseffektiva i alla processer och beslut. Våra inköp ska kännetecknas av affärsmässighet, kostnadseffektivitet, god affärsetik, samhällsansvar och miljöhänsyn. Inköpsprocessen ska användas vid Systembolagets upphandlingar för att säkerställa detta. Rätt beslutsfattare ska involveras genom ett tvärfunktionellt samarbete.

Systembolagets intressen ska tillvaratas utifrån ett totalkostnadsperspektiv samtidigt som konkurrens och utveckling på leverantörsmarknader ska stimuleras och tillvaratas.

Ansvar

Den som köper varor och tjänster till Systembolaget ansvarar för att följa denna policy samt andra riktlinjer inom inköpsområdet. Beslut om inköp och anskaffning av varor och tjänster måste följa Systembolagets attest- och firmateckningsplan (se dokument Ekonomiska befogenheter för medarbetare vid Systembolaget). Systembolagets regler för externa kontakter gäller i relationen till alla våra leverantörer. Ansvar för att leda och planera inköpsarbetet av tjänster och indirekt material ligger på enheten ”Inköp tjänster och indirekt material”.

Det betyder att:

  • Enheten Inköp tjänster och indirekt material ansvarar för all upphandling av tjänster och indirekt material.
  • Enheten leder upphandlingsprojekten enligt särskild definierad process i samverkan med relevanta intressenter och styrgruppsmedlemmar.
  • Enheten ska ansvara för all förhandling med Systembolagets leverantörer av tjänster och indirekt material avseende det kommersiella innehållet i relationen.
  • Enheten ska kontaktas så snart man kan identifiera ett behov av upphandling/omförhandling av vara/tjänst/avtal.
  • Alla inköpsbehov ska konkurrensutsättas regelbundet.
  • I det fall tillämpliga upphandlade ramavtal finns ska de användas.
  • För inköp och avtal där beloppet uppgår till maximalt 500 000 kronor (totala behovet/avtalsomfattningen) samt där belopp även ryms inom befintlig budget kan ett förenklat inköpsförfarande tillämpas. Detta gäller såväl nya avtal som omförhandling/avrop av befintliga avtal. Beställaren kan själv, efter beslut från Inköp tjänster och indirekt material samt under förutsättning att beställaren säkerställer att Systembolagets allmänna villkor och uppförandekod inkluderas i avtalet, förhandla och avtala om detta. Inköp tjänster och indirekt material alternativt Juridik kan då ge stöd där så önskas och tillhandahåller också rätt version av vår uppförandekod, etc.
  • Avtal inom området tjänster och indirekt material ska alltid tecknas av behörig firmatecknare enligt attestinstruktion och, med undantag för sådana som beställaren själv hanterar enligt ovan, av enheten för Inköp tjänster och indirekt material.
  • Eventuella avsteg från ovanstående process kan, efter rekommendation från Inköp tjänster och indirekt material, i synnerliga fall beviljas och beslutas av Ekonomidirektör.

Årlig omprövning

Samtliga policyer omprövas årligen av styrelsen.